O menu solicitações é uma área do sistema que centraliza os e-mails recebidos pela caixa de entrada configurada no Themis e as solicitações geradas internamente por meio dos fluxos de aprovação.
Ele funciona como uma caixa de entrada organizada, permitindo que escritórios e departamentos jurídicos acompanhem, distribuam e tratem solicitações recebidas de clientes, escritórios parceiros ou da própria equipe.
Além de centralizar as demandas, o recurso permite:
Direcionar solicitações para os responsáveis adequados
Acompanhar e responder e-mails
Vincular e-mails a processos, casos e contratos
Mensurar indicadores como quantidade de demandas recebidas e tempo de resposta
Manter um histórico completo das interações realizadas.
Configuração inicial
Antes de utilizar o recurso de solicitações de e-mail, é necessário configurar uma caixa de e-mail no Themis. Essa configuração permitirá que as mensagens recebidas sejam importadas automaticamente para o sistema e gerenciadas pelo menu Solicitações.
➡️ Para realizar a configuração, consulte o artigo: Como configurar uma caixa de e-mail no Themis.
Como funcionam as solicitações de e-mail?
Para acessar as solicitações de e-mail, clique no menu solicitações. Nessa tela, você encontrará três abas:
Novas: Exibe as solicitações recém-recebidas que ainda não foram tratadas
Abertas: Reúne as solicitações que estão em andamento
Fechadas: Apresenta as solicitações que já foram concluídas.
As solicitações de e-mail funcionam como um espelho da caixa de e-mail configurada no sistema.
A partir desse momento, o escritório ou departamento jurídico pode analisar, distribuir e tratar a demanda diretamente pelo Themis, mantendo o controle de todas as solicitações em um único local.
‼️ Importante: O menu solicitações é dividido em duas abas: E-mail, onde são centralizadas e gerenciadas as mensagens recebidas no sistema, e Workflow, destinada às solicitações de aprovação dos fluxos internos. A aba Workflow está disponível apenas para clientes do plano Departamento Jurídico. Para mais detalhes sobre o recurso, consulte o artigo específico sobre Workflow de Aprovação.
Trabalhando com solicitações na aba Novas
Sempre que uma nova mensagem é recebida, ela é automaticamente direcionada para a aba Novas.
Nessa aba, é possível selecionar uma ou mais solicitações utilizando as caixas de seleção ao lado de cada registro para dar início ao tratamento das solicitações.
As seguintes ações em lote estão disponíveis:
Marcar como importante
Mover para fechadas
Atribuir responsável
Marcar como importante
Ao marcar uma solicitação como importante, ela permanecerá na aba Novas, mas ficará destacada com uma estrela para facilitar sua identificação.
Mover para fechadas
Essa opção pode ser útil para e-mails promocionais, informativos ou outras mensagens que não exijam tratamento.
Atribuir responsável
Ao atribuir um responsável, a solicitação deixa a aba Novas e passa para a aba Abertas, indicando que já existe alguém encarregado de tratar aquela demanda.
Além disso, o responsável receberá uma notificação no sistema informando que uma nova solicitação foi atribuída a ele.
Visualizar mais detalhes de uma solicitação
Caso precise visualizar os detalhes de uma solicitação, basta clicar sobre ela.
O Themis abrirá uma página com o conteúdo completo do e-mail, permitindo analisar a demanda antes de definir o tratamento adequado.
Nessa tela também é possível:
Fechar a solicitação
Atribuir responsável
Vincular a solicitação a processos, casos ou contratos
Consultar informações detalhadas do e-mail
Trabalhando com solicitações na aba Abertas
Após a atribuição de um responsável, a solicitação passa para a aba Abertas.
Ao acessar uma solicitação aberta, diversas ações ficam disponíveis.
Responder o e-mail
É possível responder o remetente diretamente pelo Themis.
Basta clicar em Responder e-mail, informar o endereço de destino e redigir a resposta utilizando o editor disponível.
Também é possível:
Inserir formatações de texto
Adicionar anexos
Complementar a comunicação sem sair do sistema
Após escrever o retorno desejado, clique em Enviar.
Adicionar comentários internos
Além das respostas ao cliente, o sistema permite adicionar comentários internos para registro de informações.
Esses comentários são visíveis apenas para os usuários do sistema e não são exibidos ao cliente.
Ao adicionar um comentário interno, ele ficará destacado na cor laranja, facilitando sua identificação.
Após escrever o comentário desejado, clique em Comentar.
Vinculando solicitações a entidades do sistema
Uma das grandes vantagens do menu solicitações é a possibilidade de vincular demandas a registros já existentes no Themis.
É possível relacionar uma solicitação a:
Processos
Casos
Contratos, entre outros
Caso o registro ainda não exista, o vínculo poderá ser realizado posteriormente.
Quando uma solicitação é vinculada, o relacionamento também ficará disponível dentro da ficha do processo, caso ou contrato correspondente, na seção de vínculos.
Utilizar etiquetas
As etiquetas ajudam a organizar e categorizar as solicitações recebidas.
Alguns exemplos de etiquetas úteis:
Solicitação de análise contratual
Solicitação de elaboração de contrato
Solicitação de parecer jurídico
Atendimento ao cliente
Cadastro de processo
Essa categorização facilita buscas futuras e geração de indicadores.
Utilizar o botão ações
O botão Ações reúne recursos complementares para o gerenciamento da solicitação.
Alterar responsável: Caso necessário, a solicitação pode ser transferida para outro colaborador.
Visualizar histórico: Permite acompanhar todas as alterações realizadas na solicitação desde sua criação.
Tornar privada: Restringe a visualização da solicitação para o usuário.
Fechando uma solicitação
Após realizar o tratamento da demanda, responder o solicitante e efetuar os vínculos necessários, clique em Fechar.
A solicitação será movida da aba Abertas para a aba Fechadas, indicando que seu tratamento foi concluído.
Boas práticas de utilização
Para aproveitar melhor o recurso, recomendamos:
Sempre atribuir um responsável para cada solicitação
Utilizar etiquetas para categorizar os atendimentos
Vincular solicitações aos processos, casos ou contratos relacionados
Criar previamente os registros necessários quando a demanda envolver novos processos, contratos ou casos
Encerrar as solicitações somente após a conclusão efetiva do atendimento
Dessa forma, o menu Solicitações se torna uma poderosa ferramenta de organização, rastreabilidade e gestão das demandas recebidas pelo escritório ou departamento jurídico.
Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com nosso time de suporte pelo e-mail [email protected] ou, se preferir, utilize o ícone de chat disponível diretamente no Themis. Estamos à disposição para ajudar.
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