No Themis, o módulo de Casos foi desenvolvido para centralizar e organizar demandas extrajudiciais do escritório ou departamento jurídico. Com esse recurso, você consegue acompanhar consultorias, aposentadorias extrajudiciais, análises jurídicas, pareceres, regularizações, negociações e outras atividades que ainda não se tornaram processos judiciais.
Além de registrar as informações principais do caso, o Themis permite gerenciar documentos, participantes, honorários, despesas e andamentos internos em um único lugar, facilitando o acompanhamento da demanda do início ao fim.
Como adicionar um caso no Themis
Para cadastrar um novo caso, acesse o módulo Casos no menu lateral do Themis e clique no botão verde Adicionar. Em seguida, o sistema abrirá a ficha de preenchimento do caso.
Como preencher a ficha do caso
Durante o cadastro, o Themis solicitará algumas informações para organizar a demanda corretamente.
Pasta: O campo pasta pode ser utilizado para informar a numeração interna utilizada pelo escritório ou departamento. Caso exista um padrão de organização próprio, basta preencher a numeração correspondente.
💡Dica: Se preferir, o Themis também consegue gerar a numeração automaticamente. Para ativar essa configuração, acesse o menu Configurações, clique em Parâmetros e habilite a opção Atualizar a numeração de pastas de casos automaticamente.
Cliente: Neste campo, selecione o cliente vinculado ao caso. Caso o cliente ainda não esteja cadastrado no sistema, clique em Adicionar pessoa para realizar o cadastro diretamente pela ficha.
Área solicitante e solicitante: Os campos Área solicitante e Solicitante são bastante utilizados em departamentos jurídicos para identificar qual setor da empresa solicitou a demanda e quem realizou a solicitação.
No contexto de escritórios, esses campos podem ser utilizados para complementar a organização interna da demanda, mas o preenchimento não é obrigatório.
Responsável e escritório: O campo Responsável define quem será o responsável pela condução do caso dentro do escritório ou departamento.
Já o campo Escritório pode ser utilizado para indicar uma filial, um escritório parceiro ou até mesmo um escritório terceirizado, dependendo da estrutura utilizada pela operação.
Data de entrada: Informe a data em que a demanda entrou no escritório ou departamento.
Tipo de caso: Selecione o tipo de caso correspondente à demanda cadastrada. Essa informação precisa estar previamente configurada no Themis.
⚠️ Atenção: Caso os tipos de caso ainda não tenham sido cadastrados, será necessário realizar essa configuração antes de concluir o cadastro. Veja nesse artigo como fazer.
Assunto e descrição: O campo Assunto deve ser preenchido com uma identificação objetiva da demanda.
Já o campo Descrição pode ser utilizado para registrar informações adicionais e detalhes importantes sobre o atendimento realizado.
💡Exemplo prático: Cliente Fulano de Tal entrou em contato com o escritório no dia xx/xx/xxxx solicitando análise e orientação jurídica sobre regularização documental e revisão da demanda apresentada.
Após preencher as informações necessárias, clique em Salvar para concluir o cadastro.
Campos personalizados nos casos
O Themis também permite criar campos personalizados para adaptar o cadastro de casos à rotina do escritório ou departamento jurídico.
Um exemplo bastante comum é o cadastro de um campo chamado “Tipo de contrato”, permitindo identificar se a demanda possui um contrato mensal, trimestral ou anual.
Além desse exemplo, é possível criar diversos outros campos conforme a necessidade da operação. Essas informações também podem ser utilizadas futuramente em filtros, pesquisas e relatórios personalizados dentro do Themis. Veja nesse artigo como criar.
Como gerenciar um caso após o cadastro
Após salvar o cadastro, o caso ficará disponível para gerenciamento. Basta clicar sobre o caso desejado para abrir a ficha completa da demanda.
No plano Escritório, a ficha do caso permite centralizar informações como andamentos internos, documentos, documentos padrão, participantes, honorários, alocação de horas, vínculos e histórico de alterações.
Já no plano Departamento Jurídico, além da gestão de documentos e andamentos, também é possível controlar despesas, participantes internos e externos, solicitações e demais informações relacionadas à demanda.
O objetivo da ficha do caso é manter todas as informações centralizadas em um único ambiente, facilitando o acompanhamento da operação e o controle das atividades realizadas.
Menu de ações do caso
Dentro da ficha do caso, o botão Ações disponibiliza funcionalidades adicionais para gerenciamento da demanda.
Por meio desse menu, é possível editar informações do caso, clonar um cadastro existente, vincular uma tabela de horas (no plano Escritório) ou encerrar o caso quando necessário.
A funcionalidade de clonagem pode ser especialmente útil em demandas recorrentes, reduzindo o preenchimento manual de informações repetidas.
Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com nosso time de suporte pelo e-mail suporte@aurum.com.br ou, se preferir, utilize o ícone de chat disponível diretamente no Themis. Estamos à disposição para ajudar.
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